(趣旨)

第1条　この訓令は、本市におけるマイクロフィルム文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(用語の意義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(マイクロフィルム文書の作成事務)

第3条　マイクロフィルム文書の作成に関する事務は、文書管理規則第8条の規定により文書主管課長に引き継いだ文書にあっては文書主管課、伊勢原市行政文書取扱規程(昭和63年伊勢原市訓令第2号。以下「文書取扱規程」という。)第41条第2項の規定により課等において保管している文書にあっては、文書主管課長に協議の上、課等において行う。

(撮影する文書の範囲)

第4条　マイクロフィルムに撮影する文書の範囲は、文書取扱規程第53条第2項に定める文書とする。

(文書整理の特例)

第5条　マイクロフィルムに撮影する文書の整理は、文書取扱規程第44条の規定にかかわらずマイクロフィルム文書の索引が効果的にできる方法によるものとする。

(マイクロフィルム文書の撮影)

第6条　文書主管課長等は、文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、原文書にマイクロフィルム文書撮影等指示書(第1号様式。以下「撮影指示書」という。)を添付して撮影者に撮影を指示するものとする。

(マスターフィルム文書の検収)

第7条　文書主管課長等は、撮影者から撮影指示書、原文書、マスターフィルム文書撮影証明書(第2号様式)、検査表及び納品書の引渡しを受けたときは、当該撮影指示書により撮影の結果を検査し、収納しなければならない。

(マスターフィルム文書証明者)

第8条　本市にマスターフィルム文書証明者(以下「文書証明者」という。)を置く。

(文書証明者の職務)

第9条　文書証明者は、次に掲げる事務を行う。

(証明)

第10条　証明は、文書証明者が原文書の存在すること及びマスターフィルムの内容と原文書を対照し、その符合することを確認するとともに、マスターフィルム文書証明書(第4号様式)に必要事項を記入の上記名押印し、当該マスターフィルム文書証明書をマイクロフィルムに撮影し、これをマスターフィルムの末尾に接合することにより行う。

(保存期間)

第11条　マスターフィルム文書の保存期間は、文書管理規則第7条に定める規定を準用する。

(マスターフィルム文書の保存)

第12条　文書主管課長等は、マスターフィルム文書を適正な管理の下に保存しなければならない。

(定期検査)

第13条　文書主管課長等は、次に掲げる時期に前条の規定により保存されているマスターフィルム文書の保存状況について別に定める基準に従い検査し、その結果をマイクロフィルム文書台帳に記入しなければならない。

(再撮影及び再製)

第14条　前条第3項の規定によりマスターフィルム文書の再撮影及び再製をするときは、第6条から第13条までの規定を準用する。

(閲覧、複写及び貸出し)

第15条　マスターフィルム文書の閲覧、印画紙による複写及び貸出しは、行わない。ただし、文書主管課長が特に必要と認めたときは、この限りでない。

(活用フィルム文書の保管及び利用)

第16条　活用フィルム文書の保管場所は、文書主管課又は課等とする。

(電子化文書の複製及び取扱い)

第17条　文書主管課長等は、必要があると認めるときは、活用フィルム文書の複製に代えて、マスターフィルム文書を電子化文書として電磁的記録媒体に複製することができる。

(マイクロフィルム文書の廃棄)

第18条　マイクロフィルム文書の廃棄は、文書管理規則第10条第1項及び文書取扱規程第56条の規定を準用する。

(原文書の廃棄)

第19条　原文書の廃棄については、第13条第1項第1号の規定による検査に合格したときは、文書管理規則第7条の規定にかかわらず、文書主管課長が廃棄するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するもので文書主管課長が特に保存の必要があると認めるものは、この限りでない。

(委任)

第20条　この訓令の施行について必要な事項は、別に定める。