○伊勢原市行政文書管理規則
令和2年3月31日
規則第15号
(目的)
第1条 この規則は、行政文書の作成、保存及び廃棄並びに管理体制に関する基本的な事項を定めることにより、行政文書の適正な管理を図ることを目的とする。
(1) 行政文書 課等の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、課等の職員が組織的に用いるものとして、課等が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ 図書館、資料館その他これらに類する施設において、当該施設の設置目的に応じて収集し、整理し、及び保存している図書、記録、図画その他の資料
(2) 電子文書 電磁的記録のうち、書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて磁気ディスク等に記録されている電磁的記録をいう。
(3) 課等 伊勢原市行政組織等に関する規則(昭和60年伊勢原市規則第9号)第2条に規定する課及びセンター並びに伊勢原市消防本部の組織等に関する規則(平成5年伊勢原市規則第8号)第2条に規定する課をいう。
(4) 課等長 前号に規定する課等の長をいう。
(5) 文書管理システム 行政文書の収受、整理及び保存並びに文書及び電子文書の作成等に関する事務(以下「行政文書事務」という。)を総合的に管理する電子情報処理組織で文書主管課が所管するものをいう。
(令5規則8・一部改正)
(行政文書の取扱いの原則)
第3条 職員は、行政文書を全て正確かつ迅速に取り扱い、事務が円滑に行われ、事務能率の向上に資するように努めなければならない。
2 職員は、市がその諸活動を市民に説明する責務を有することを認識し、常に行政文書の所在を明確にする等行政文書を適正に管理しなければならない。
3 行政文書事務は、文書管理システムによって行うことを原則とする。
(行政文書の管理体制)
第4条 文書主管課長は、行政文書事務を統括する。
2 文書主管課長は、行政文書事務を適正かつ円滑に処理するため、課等長に必要な指示を行うことができる。この場合において、必要があると認めるときは、実態を調査し、若しくは報告を求め、又はその処理に関し改善を指示することができる。
3 課等長は、課等における行政文書事務を統括する。
4 行政文書事務の適正な処理及び効率等を図るため、課等に文書取扱主任者を置く。
5 文書取扱主任者を補佐するため、課等にファイル担当者を置く。
(行政文書の作成)
第5条 事務処理に当たっては、処理の内容(意思決定の経過及び行政文書を管理するために必要な事項を含む。)を記録した行政文書を作成しなければならない。ただし、軽易な事案のときは、この限りでない。
(行政文書の分類)
第6条 課等長は、別に定める文書分類表に基づいて系統的に行政文書を分類整理し、検索を容易に行うことができるようにするとともに、行政文書の整理及び保管を行わなければならない。
(行政文書の保存期間)
第7条 行政文書の保存期間は、30年、10年、5年、3年又は1年とする。ただし、法令その他別に定める行政文書及び文書又は図画の作成の補助に用いるため一時的に記録した電磁的記録その他軽微な行政文書で保存すべき期間が1年を要しないものについては、この限りでない。
2 課等長は、行政文書について、別表の保存期間の欄に掲げる区分に応じ、それぞれ行政文書の類型欄に定める類型に基づき、保存期間を設定しなければならない。
3 保存期間の起算は、会計年度により整理する文書にあってはその完結した日の属する年度の翌年度の4月1日からとし、暦年により整理する文書にあってはその完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算するものとする。
(1) 現に監査、検査等の対象になっている行政文書 当該監査、検査等が終了した日の属する年度の翌年度の末日
(2) 現に係属している訴訟に関する行政文書 当該訴訟が終結した日の属する年度の末日
(3) 現に係属している審査請求に関する行政文書 当該審査請求に関する裁決の日の属する年度の翌年度の末日
(4) 公開請求及び開示等の請求に関する行政文書 伊勢原市情報公開条例(平成15年伊勢原市条例第21号)第11条第1項の規定による諾否決定又は個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第82条、第93条若しくは第101条の規定による決定の日の属する年度の翌年度の末日
(令5規則8・一部改正)
(完結文書の引継ぎ)
第8条 課等長は、事務処理が完結した行政文書(以下「完結文書」という。)のうち保存期間が3年以上のもの(文書管理システムに保存するものを除く。)については、当該完結した日の属する年度の翌々年度の文書主管課長が指定する日に、文書主管課長に引き継がなければならない。ただし、電子文書及び課等において常時使用する行政文書として文書主管課長に届け出たものについては、この限りでない。
(行政文書の保存)
第9条 行政文書は、原則として文書管理システム内に保存する。
3 文書主管課長及び課等長は、保存する行政文書(以下「保存文書」という。)を紛失したときは、遅滞なく文書主管部長に報告しなければならない。
4 文書主管課長及び課等長は、第2項の規定により保存している保存文書に代え、内容を同じくする同一又は他の種類の媒体の完結文書を作成することができる。この場合において、課等長は、文書主管課長にあらかじめ協議しなければならない。
(行政文書の廃棄等)
第10条 文書主管課長及び課等長は、保存期間が経過した保存文書(第7条第1項ただし書に規定する軽微な行政文書で保存すべき期間が1年を要しないものにあっては、事務処理上保存の必要がなくなったものをいう。以下同じ。)については、速やかに廃棄しなければならない。この場合において、課等長は、保存期間が3年以上の保存文書(第8条ただし書の規定により文書主管課長に届け出たものに限る。)については、廃棄前に文書主管課長に届け出なければならない。
2 前項の規定にかかわらず、文書主管課長及び課等長は、保存期間が経過した保存文書のうち、歴史的又は文化的な資料として価値があると認めるものについては、別に定めるところにより適切に保存するものとする。
(委任)
第11条 この規則に定めるもののほか、行政文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規則は、令和2年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規則の施行前に設定された保存期間及び保存された行政文書は、この規則の相当規定により設定された保存期間及び保存された行政文書とみなす。
この場合において、保存期間が永年とあるのは、30年とする。
(伊勢原市公印規則の一部改正)
3 伊勢原市公印規則(昭和46年伊勢原市規則第19号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
附則(令和5年3月28日規則第8号)
この規則は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第7条関係)
保存期間 | 行政文書の類型 |
30年 | (1) 市の総合計画及び基本計画に関するもの (2) 特に重要な事務及び事業の計画に関するもの (3) 市議会議案及び市議会議決に関する文書その他市議会に関するもので重要なもの (4) 条例、規則、訓令及び要綱の制定及び改廃に関するもの (5) 市の区域の変更並びに町及び字の区域の変更等並びに名称の変更等に関するもの (6) 予算及び決算並びに収入及び支出に関する文書で特に重要なもの (7) 許可、認可、承認等の行政処分でその効果が10年を超える期間存続するもの (8) 公有財産の取得及び処分に関する文書で特に重要なもの (9) 訴訟に関するもの (10) 審査請求に係る審理手続又は裁決に関する文書その他の審査請求に関する文書で特に重要なもの (11) 叙位叙勲及び褒章に関するもの (12) 栄典及び表彰に関するもので重要なもの (13) 市長等の事務引継に関するもの (14) 境界変更その他市の境界に関するもの (15) 台帳、原議等で特に重要なもの (16) 職員の任免及び賞罰に関するもの (17) 前各号に掲げるもののほか、30年保存とする必要があると認めるもの |
10年 | (1) 重要な事務及び事業の計画及び実施に関するもの (2) 市議会に関するもの (3) 請願及び陳情に関する文書で重要なもの (4) 諮問及び答申に関するもので重要なもの (5) 告示、公告、公表、公示送達その他公示に係る文書で重要なもの (6) 条例、規則又は訓令の解釈又は運用方針に関するもの (7) 審査基準、処分基準及び行政指導指針の制定及び改廃に関するもの (8) 市有財産の処分に関するもの及び市有財産の管理に関する文書で重要なもの (9) 予算及び決算並びに収入及び支出に関するもので重要なもの (10) 審査請求に係る審理手続又は裁決に関する文書その他の審査請求に関するもの (11) 栄典及び表彰に関するもので軽易なもの (12) 許可、認可、承認等の行政処分でその効果が5年を超え10年以下のもの (13) 契約に関するもので重要なもの (14) 工事の執行に関するもので重要なもの (15) 補助金の申請及び交付に係る文書で重要なもの (16) 寄附及び贈与の受納に係る文書で重要なもの (17) 台帳、原簿等に関する重要なもの (18) 職員の服務及び福利厚生に関するもので重要なもの並びに職員の給与に関するもの (19) 前各号に掲げるもののほか、10年保存とする必要があると認めるもの |
5年 | (1) 事務及び事業の計画及び実施に関するもの (2) 請願、陳情、要望等に関するもの (3) 告示、公告、公表、告示送達その他公示に関するもの (4) 許可、認可、承認等の行政処分でその効果が3年を超え5年以下のもの (5) 予算及び決算並びに収入及び支出に関するもの (6) 市有財産の管理に関するもので軽易なもの (7) 契約に関するもの (8) 工事の施行に関するもの (9) 補助金及び交付金に関するもの (10) 監査及び検査に関する文書で重要なもの (11) 台帳、原簿等に関するもの (12) 調査、統計、年報等に関するもの (13) 前各号に掲げるもののほか、5年保存とする必要があると認めるもの |
3年 | (1) 各所管における定例的な事務に係る軽易なもの (2) 許可、認可、承認等の行政処分でその効果が1年を超え3年以下のもの (3) 軽易な申請、報告、届出、通知、照会、回答、進達、副申等に関するもの (4) 会議、講習及び研修事業に関するもの (5) 証明に関する文書で重要なもの (6) 職員の服務及び福利厚生に関するもので軽易なもの (7) 前各号に掲げるもののほか、3年保存とする必要があると認めるもの |
1年 | (1) 庁内文書及び庁外文書で一時的なもの (2) 会議に関するもので軽易なもの (3) 文書の作成の基礎となったもの (4) 月報、日報、日誌その他これらに類するもの (5) 証明に関する文書で軽易なもの (6) 前各号に掲げるもののほか、1年保存とする必要があると認めるもの |