○伊勢原市マイクロフィルム文書取扱要綱
昭和62年9月22日
告示第44号
(趣旨)
第1条 この要綱は、伊勢原市マイクロフィルム文書取扱規程(昭和62年伊勢原市訓令第10号。以下「規程」という。)に基づき、マイクロフィルム文書の撮影、現像、検査等に関し必要な事項を定めるものとする。
(撮影対象文書の範囲)
第2条 文書主管課長が特に撮影を必要と認める文書の範囲は、次に定めるものとする。
(1) 市の歴史に係る文書及び市の将来に行政上重要な意味を持つと予想される文書
(2) マイクロフィルムに撮影することにより合理的事務運営の効果が期待できる文書
2 撮影しない文書の主なものは、次に定めるものとする。
(1) 色の識別が重要な要件である文書
(2) 厳格な撮影縮率が要求される図面
(3) マイクロフィルムに撮影することにより合理的事務運営の効果が期待できない文書
(平2告示58・平23告示20・一部改正)
(文書の整理の特例)
第3条 規程第5条の規定によるマイクロフィルムに撮影する文書の整理は、年度別、地域別、予算科目別、事業別等マイクロフィルム化後、索引が効果的にできる方法で行うこととする。
(マイクロフィルム番号)
第4条 撮影する文書の各ページには、文書1件ごとにマイクロフィルム番号を付するものとする。ただし、輪転式撮影機を使用する場合で次項第2号に掲げる文書を撮影するときは、表面のページのみにマイクロフィルム番号を付するものとする。
2 マイクロフィルム番号は、次に掲げるページの数え方に従い、原則として、ページの右下端に付するものとする。ただし、他の番号と混同するおそれがある場合は、文書主管課長又は伊勢原市行政文書取扱規程(昭和63年伊勢原市訓令第2号)第2条第1項第3号に規定する課長等(以下「文書主管課長等」という。)が指定する箇所とする。
(1) 折り込みページ文書は、1ページとする。
(2) 両面(表裏)使用文書は、2ページとする。
(3) 二つ折りし、袋とじしてある文書は、文書の内容により、1ページとする。
(平23告示20・一部改正)
(撮影の資格)
第5条 撮影者の資格は、社団法人日本画像情報マネジメント協会(以下「JIIMA」という。)が発行する文書情報管理士認定証書又は2級以上のマイクロ写真士検定試験合格証書を持つ者とする。
(平23告示20・一部改正)
(マイクロフィルム文書の撮影方法)
第6条 マイクロフィルム文書の撮影は、次に掲げる方法に従って行う。
(1) 撮影方法は、日本産業規格(以下「JIS」という。)B7187―2007(16mm及び35mm銀―ゼラチンマイクロフィルム撮影方法)を適用する。この場合、次に掲げる事項に留意しなければならない。
ア 撮影に当たっての事前整理は、文書主管課長等の指示に基づき行うものとし、成冊されたものは、これをほぐし、折り目やしわがあるものは伸ばすとともに原文書の撮影順序の確認をすること。
イ 照明むらのないように押えガラスを使用する等映像物に影が生じないようにすること。
ウ 細い線が飛ぶ場合を除いては、原則として、バックライト及び自動露光装置を使用すること。
(2) フィルム上のコマ間隔については、次に定めるところによる。
ア コマ間隔は、原則として、16mmロールフィルムは、1mmとし、35mmロールフィルムは、6mmとする。ただし、輪転式撮影機を使用して撮影する場合のコマ間隔は、文書主管課長と協議して定めるものとする。
イ 活用フィルムの利用形態などにより必要とされるコマ間隔及び空白部分の長さの指示は、文書主管課長等が行う。
(3) 図面を撮影する場合で1コマに収容することが困難な図面は、2コマ以上に分割して撮影することができる。その方法は、JISB7187―2007(16mm及び35mm銀―ゼラチンマイクロフィルム撮影方法)によるものとする。この場合、図面内容の複雑な部分の分割は避け、分割番号の表示は、別図第1の方法によるものとする。
(平23告示20・旧第7条繰上・一部改正、令元告示24・一部改正)
(マイクロフィルム文書の構成)
第7条 マイクロフィルム文書の構成は、別図第2のマイクロフィルム文書の構成に準じて行うものとする。
(平23告示20・旧第8条繰上)
(プレースメントの構成)
第8条 プレースメントの構成は、別図第3のプレースメントの構成に準じて行うものとする。
(平23告示20・旧第9条繰上)
(1) 開始ターゲット(第1号様式)
撮影の開始を示すとともに、そのロールフィルムのリール番号を示すものをいう。
(2) 解像力試験標板(第2号様式)
フィルムが撮影されたときの条件を示すもので、2枚目の開始ターゲットの直後及び終了ターゲットの直前に1コマ挿入するものをいう。
(3) 件名ターゲット(第3号様式)
文書1件ごとの始めに文書の件名(個別フォルダー名)を記入し、見出しとするものをいう。
(4) フラッシュターゲット(第4号様式)
索引の目安とし、撮影する文書1件(フォルダー)ごとに1～3コマ挿入するものをいう。
(5) 撮影訂正ターゲット(第5号様式)
撮影途中の誤りを公式に訂正し、撮り直しを示すために、誤りのあったことを発見した直後に撮影するもので、撮影者の署名押印により訂正するものをいう。
(6) 説明ターゲット(第6号様式)
色別、区分番号、損傷、分割撮影等の事項を記入して、説明の必要なコマの直前に撮影するものをいう。
(7) 資格ターゲット
第5条に規定する認定証書又は合格証書を写し込むものをいう。
(8) 継続ターゲット(第7号様式)
文書1件(フォルダー)を2巻以上ロールフィルムに分割して撮影する場合に、その接続を示すものをいい、2枚目の開始ターゲットと解像力試験標板の間及び解像力試験標板と終了ターゲットの間に撮影する。
(9) 終了ターゲット(第8号様式)
撮影終了及びロールフィルムのリール番号を示すものをいう。
(10) 索引票(第9号様式)
1巻のロールフィルム内に撮影する文書の決裁原議名を記入し、自動検索に用いるものをいう。
(平23告示20・旧第10条繰上・一部改正)
(使用フィルム)
第10条 使用するフィルムは、国際標準化機構(ISO)18906：2000(安全写真フィルム)に適合するもので、原則として16mm又は35mm無孔ロールフィルムとする。
(平23告示20・旧第11条繰上・一部改正)
(撮影縮率)
第11条 平床式撮影機を使用して、文書を撮影する場合の縮率は、次に掲げる縮率を原則として、AO判以上の文書は分割撮影するものとする。
(1) B1判以上の文書を撮影する場合は、30分の1とする。
(2) A1判以下B2判以上の文書を撮影する場合は、21分の1とする。
(3) A2判以下B3判以上の文書を撮影する場合は、17分の1とする。
(4) A3判以下の文書を撮影する場合で35mmフィルムを使用して撮影するときは17分の1とし、16mmフィルムを使用して撮影するときは25分の1とする。
(5) 前各号に掲げる規格以外の文書を撮影する場合の縮率は、文書主管課長と協議して定めるものとする。
2 輪転式撮影機を使用して、A3判以下B4判以上の文書を撮影する場合の縮率は24分の1とし、当該規格以外の文書を撮影する場合の縮率は、文書主管課長と協議して定めるものとする。
(平23告示20・旧第12条繰上・一部改正)
(1) 外見の検査
マイクロフィルム文書の波打ち、損傷及びき裂並びに膜面の変色等の有無について行う。
(2) 撮影方法の検査
マイクロフィルム文書に撮影順序の誤り、ターゲット等の用法及び記載の誤り、像の消失、重なり及び焦点ぼけその他撮影上の誤り等の有無について行う。
(3) 解像力の検査
マイクロフィルム上の解像力試験標板を顕微鏡で測定することにより、必要とする解像力値は、次の表の左欄に掲げる撮影縮率に対し、右欄に掲げる解像力値とし、複製フィルムの解像力は、マスターフィルムの解像力の80パーセント以上とする。ただし、輪転式撮影機を使用する場合のマスターフィルムの解像力値及び複製フィルムの解像力については、その都度文書主管課長と協議して定める。
撮影縮率 | 解像力値 |
1／30 | 150本／mm以上 |
1／25 | 125本／mm以上 |
1／21 | 105本／mm以上 |
1／17 | 85本／mm以上 |
(4) 撮影縮率の許容誤差
撮影縮率の誤差は、フィルム上に表示された縮率に対し、±3パーセント以内でなければならない。
(5) 濃度の検査
マイクロフィルム文書の1巻の始め及び終りの2箇所について測定し、そのフィルム濃度の基準は、JIIMAZ6010―1984(マイクロフィルムの濃度)のとおりとする。
(6) 残留チオ硫酸塩の検査
マイクロフィルム文書は、JISB7187―2007(16mm及び35mm銀―ゼラチンマイクロフィルム撮影方法)及びJISZ6009―1994(銀―ゼラチンマイクロフィルムの処理及び保存方法)に基づくメチレンブルー法による残留チオ硫酸塩の試験を行い、変化を生ずることなく、十分保存に耐えるものと認められるものでなければならない。
(平23告示20・旧第13条繰上・一部改正)
(マスターフィルム文書証明書の接合方法)
第13条 規程第10条第1項に規定するマスターフィルム文書証明書を撮影したマイクロフィルムとマスターフィルムとの接合は、別図第4のマスターフィルム文書証明書の接合方法により行い、マスターフィルム文書の終了ターゲットの後約50センチメートルの箇所にマスターフィルム文書証明書を撮影したマイクロフィルムを当該マスターフィルム文書に影響を与えない方法で接合しなければならない。
(平23告示20・旧第14条繰上・一部改正)
検査時期 | 検査内容 |
(1) 撮影後6箇月を経過する日の属する月 | マイクロフィルム文書の損傷、膜面の変色、粘着その他フィルム保存上影響するものの有無について行う。 |
(2) 10月(前号の検査後3箇月に満たない場合を除く。) | マイクロキャビネットごとに保存数の3パーセントに相当するマイクロフィルム文書を抽出し、前号の検査を行う。この場合において、マスターフィルム文書に異状を発見したときは、関連するマイクロフィルム文書を検査しなければならない。 |
(平23告示20・旧第15条繰上)
(マスターフィルム文書の保存管理)
第15条 マスターフィルム文書の保存管理は、次に定めるところにより行う。
(1) マスターフィルム文書は、ロール状とし、保管用リールに巻いてマイクロキャビネットに入れて保存する。
(2) マスターフィルム文書をリールに巻く方法は、JISB7187―2007(16mm及び35mm銀―ゼラチンマイクロフィルム撮影方法)によるものとする。
(3) 使用するマイクロフィルムのリールは、JIIMAB7189―1983(16mm及び35mmマイクロフィルム用リール)によるものとする。
(4) リール及び容器には、リール番号、件名等の必要事項を明記するものとする。
(5) マイクロフィルム用キャビネット内の相対湿度を適正な標準に維持するため必要があると認めるときは、マイクロフィルム用キャビネットの所定の引出しに乾燥剤を入れる等マスターフィルムの保存には、細心の注意を払わなければならない。
(平23告示20・旧第16条繰上・一部改正)
(委任)
第16条 マイクロフィルム文書の作成及び取扱いについての事務処理の基準については、文書主管課長が別に定める。
(平23告示20・旧第17条繰上・一部改正)
附則
この要綱は、昭和62年10月1日から施行する。
附則(平成元年1月9日告示第1号)
この要綱は、告示の日から施行する。
附則(平成2年10月15日告示第58号)
この告示は、公表の日から施行する。
附則(平成23年2月18日告示第20号)
この告示は、公表の日から施行する。
附則(令和元年7月18日告示第24号)
この告示は、公表の日から施行する。
(平23告示20・一部改正)
(平23告示20・一部改正)
(平23告示20・一部改正)
(平23告示20・一部改正)
(平元告示1・平23告示20・一部改正)
(平23告示20・一部改正)
(平23告示20・旧第8号様式繰上・一部改正)
(平23告示20・旧第8号様式繰上・一部改正)
(平23告示20・旧第9号様式繰上・一部改正)
(平23告示20・旧第10号様式繰上・一部改正)
(平23告示20・一部改正)
(平23告示20・一部改正)
(平23告示20・一部改正)
(平元告示1・平23告示20・一部改正)
