○伊勢原市マイクロフィルム文書取扱規程
昭和62年9月22日
訓令第10号
(趣旨)
第1条 この訓令は、本市におけるマイクロフィルム文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 伊勢原市行政文書管理規則(令和2年伊勢原市規則第15号。以下「文書管理規則」という。)第2条第1号に規定する行政文書をいう。
(3) マスターフィルム文書 法的証拠能力の保有及び活用フィルム文書の複製等のため、文書主管課長又は文書管理規則第2条第4号に規定する課等長(以下「文書主管課長等」という。)が保存するマイクロフィルム文書をいう。
(4) 活用フィルム文書 日常利用するために撮影したマイクロフィルム及びマスターフィルム文書を複製したマイクロフィルム文書をいう。
(5) 電子化文書 マイクロフィルム文書を電磁的処理により画像データ化したものをいう。
(6) 電磁的記録媒体 電磁的方式、磁気方式その他の人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録で、電子計算機による情報処理に使用されているものに係る記録媒体をいう。
(昭63訓令2・平16訓令8・平22訓令7・令2訓令2・一部改正)
(マイクロフィルム文書の作成事務)
第3条 マイクロフィルム文書の作成に関する事務は、文書管理規則第8条の規定により文書主管課長に引き継いだ文書にあっては文書主管課、伊勢原市行政文書取扱規程(昭和63年伊勢原市訓令第2号。以下「文書取扱規程」という。)第41条第2項の規定により課等において保管している文書にあっては、文書主管課長に協議の上、課等において行う。
2 前項に規定する事務のうち、マイクロフィルム文書の撮影等は、業者(以下「撮影者」という。)へ委託して行う。
(昭63訓令2・平22訓令7・令2訓令2・一部改正)
(撮影する文書の範囲)
第4条 マイクロフィルムに撮影する文書の範囲は、文書取扱規程第53条第2項に定める文書とする。
(平2訓令6・一部改正)
(文書整理の特例)
第5条 マイクロフィルムに撮影する文書の整理は、文書取扱規程第44条の規定にかかわらずマイクロフィルム文書の索引が効果的にできる方法によるものとする。
(昭63訓令2・一部改正)
(マイクロフィルム文書の撮影)
第6条 文書主管課長等は、文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、原文書にマイクロフィルム文書撮影等指示書(第1号様式。以下「撮影指示書」という。)を添付して撮影者に撮影を指示するものとする。
(マスターフィルム文書の検収)
第7条 文書主管課長等は、撮影者から撮影指示書、原文書、マスターフィルム文書撮影証明書(第2号様式)、検査表及び納品書の引渡しを受けたときは、当該撮影指示書により撮影の結果を検査し、収納しなければならない。
2 文書主管課長等は、前項の規定による検査の結果、当該マイクロフィルムに不良の箇所等を発見したときは、新たに撮影をさせなければならない。
3 文書主管課長等は、マスターフィルム文書を収納したときは、マイクロフィルム文書台帳(第3号様式)に検査結果その他必要な事項を記入しなければならない。
4 マイクロフィルム文書の検査基準は、文書主管課長が別に定める。
(平2訓令6・平22訓令7・一部改正)
(マスターフィルム文書証明者)
第8条 本市にマスターフィルム文書証明者(以下「文書証明者」という。)を置く。
2 文書証明者は、職員のうちから文書主管課長がこれを命ずる。
(平19訓令4・一部改正)
(文書証明者の職務)
第9条 文書証明者は、次に掲げる事務を行う。
(1) 原文書の存在を確認し、これを証明する。
(2) マスターフィルムの内容が原文書と相違なく正写されたものであることを確認し、これを証明すること。
(平22訓令7・一部改正)
(証明)
第10条 証明は、文書証明者が原文書の存在すること及びマスターフィルムの内容と原文書を対照し、その符合することを確認するとともに、マスターフィルム文書証明書(第4号様式)に必要事項を記入の上記名押印し、当該マスターフィルム文書証明書をマイクロフィルムに撮影し、これをマスターフィルムの末尾に接合することにより行う。
(昭63訓令2・平22訓令7・一部改正)
(保存期間)
第11条 マスターフィルム文書の保存期間は、文書管理規則第7条に定める規定を準用する。
(昭63訓令2・令2訓令2・一部改正)
(マスターフィルム文書の保存)
第12条 文書主管課長等は、マスターフィルム文書を適正な管理の下に保存しなければならない。
(平22訓令7・全改)
(定期検査)
第13条 文書主管課長等は、次に掲げる時期に前条の規定により保存されているマスターフィルム文書の保存状況について別に定める基準に従い検査し、その結果をマイクロフィルム文書台帳に記入しなければならない。
(1) 撮影後、6か月を経過する日の属する月
(2) 毎年10月
2 前項第2号による検査は、抽出検査とする。
3 文書主管課長等は、第1項の規定による検査の結果、マスターフィルム文書の保存に悪影響を及ぼす原因を発見したときは、これらの原因を除去し、また、破損等を発見したときは、原文書を再撮影し、原文書が存在しないときは、マスターフィルム文書再製の措置を講じなければならない。
(平2訓令6・平22訓令7・平28訓令2・一部改正)
(昭63訓令2・一部改正)
(閲覧、複写及び貸出し)
第15条 マスターフィルム文書の閲覧、印画紙による複写及び貸出しは、行わない。ただし、文書主管課長が特に必要と認めたときは、この限りでない。
(活用フィルム文書の保管及び利用)
第16条 活用フィルム文書の保管場所は、文書主管課又は課等とする。
2 文書主管課長等は、活用フィルムを利用しようとする者に対し、その利用目的に応じて閲覧し、又は複写させるものとする。
3 活用フィルム文書の貸出しについては、行わないものとする。
(昭63訓令2・平22訓令7・一部改正)
(電子化文書の複製及び取扱い)
第17条 文書主管課長等は、必要があると認めるときは、活用フィルム文書の複製に代えて、マスターフィルム文書を電子化文書として電磁的記録媒体に複製することができる。
2 前項に規定する電磁的記録媒体の取扱いは、活用フィルム文書の例による。
(平22訓令7・追加)
(マイクロフィルム文書の廃棄)
第18条 マイクロフィルム文書の廃棄は、文書管理規則第10条第1項及び文書取扱規程第56条の規定を準用する。
(昭63訓令2・一部改正、平22訓令7・旧第17条繰下、令2訓令2・一部改正)
(原文書の廃棄)
第19条 原文書の廃棄については、第13条第1項第1号の規定による検査に合格したときは、文書管理規則第7条の規定にかかわらず、文書主管課長が廃棄するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するもので文書主管課長が特に保存の必要があると認めるものは、この限りでない。
(1) 法令に保存期間の定めのあるもの
(2) 行政不服審査法(平成26年法律第68号)による不服申立て若しくは訴訟に関係しているもの又は訴訟に関係するおそれが特に予想されるもの
(3) そのまま保存することが適当と認められるもの
(昭63訓令2・一部改正、平22訓令7・旧第18条繰下・一部改正、平28訓令2・令2訓令2・一部改正)
(委任)
第20条 この訓令の施行について必要な事項は、別に定める。
(平22訓令7・旧第19条繰下)
附則
この訓令は、公表の日から施行する。
附則(昭和63年3月29日訓令第2号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、昭和63年4月1日から施行する。
附則(平成2年10月15日訓令第6号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成2年11月1日から施行する。
附則(平成16年12月27日訓令第8号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月29日訓令第4号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成22年12月24日訓令第7号)
この訓令は、公表の日から施行する。
附則(平成28年3月28日訓令第2号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月31日訓令第2号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
(平2訓令6・平28訓令2・一部改正)