2　前項各号に定めるもののほか、この訓令における用語の意義は、規則及び伊勢原市事務決裁規程(昭和51年伊勢原市訓令第2号。以下「決裁規程」という。)の例による。

2　伊勢原市職員の種類及び職の設置に関する規則(昭和40年伊勢原市規則第2号。以下「職規則」という。)第3条第3項に規定する担当課長又は伊勢原市消防本部の組織等に関する規則(平成5年伊勢原市規則第8号。以下「消防規則」という。)第6条第2項に規定する担当課長が置かれた課等の長は、決裁規程第4条第3項の規定により当該担当課長が分担することとして指定した事務に係る行政文書について、この訓令の規定により課等長が行うこととされた職務を当該担当課長に行わせることができる。

2　ファイル担当者は、所属職員(前項の規定により文書主任者として指定した者を除く。)のうちから課等長が指定する。

3　課等長は、第1項の規定により文書主任者を指定したときは、速やかにその者の職氏名を文書主管課長に報告しなければならない。

2　ファイル担当者は、課等における次の事務を処理する。

2　前項に規定するもののほか、次の各号に掲げる文書は、当該各号に定めるところにより処理するものとする。

2　2以上の課等に関係する文書は、その関連が最も深い課等に配布するものとする。

3　課等長は、文書主管課から配布を受けた文書について、当該文書に係る事務の所掌が異なるものと認めるときは、速やかに当該事務を所掌する課等に直接又は文書主管課を経由して回付しなければならない。

2　前項の場合において、文書主任者は、担当者に配布する前に文書管理システムに必要事項を記録しなければならない。

3　文書主任者は、前項の規定により処理した文書について、速やかに内容を審査し、当該文書に係る事務を分担処理することとして課等長(担当課長の分担に係る事務にあっては担当課長)が指定した職員に配布しなければならない。

2　課等長は、当該受信した電子メールに係る事務の所掌が異なるものと認めるときは、速やかに当該事務を所掌する課等に転送しなければならない。

2　総合行政ネットワーク文書取扱主任者は、前項の規定により受領通知を行った当該文書を、当該文書に係る事務を所掌する課等に配布するものとする。

2　電子決裁起案、併用決裁起案及び紙決裁起案の方法及び区分は、次の表のとおりとする。

3　前2項の規定にかかわらず、緊急の取扱いを要する事案については、起案文書によらないで事案の決定をすることができる。

4　前項の規定により事案の決定をしたときは、当該決定後に第2項に規定する起案の手続を行わなければならない。

5　第1項、第2項及び前項の規定にかかわらず、次に定めるものは、文書管理システムによらず処理することができる。

2　合議を求められた部課等長は、合議を求められた行政文書について意見を異にするときは、その事務を主管する部課等長と速やかに協議しなければならない。

2　文書主管課長は、前項各号に掲げる事案について、事前に協議を受けることができる。

3　文書主管課長は、第1項の規定により回議を受けた場合及び前項の規定による協議を受けた場合において必要があると認めるときは、関係する課等長に対して参考資料等の提出を求めることができる。

4　文書主管課長は、条例、規則並びに規程形式の告示及び訓令の制定又は改廃について必要があると認めるときは、関係する課等長に対して適切な措置を講ずることを求めることができる。

2　起案者は、回議中の起案文書を廃したときは、その旨を文書管理システムに記録しておくものとする。

2　文書主管課長は、前項の規定により送付を受けた議会議案を議案番号簿(第4号様式)に登載しなければならない。

2　文書主管課長は、前項の規定により送付を受けた原議書について、公示・令達番号簿(第5号様式)に種別ごとに登載し、速やかに公布等施行の手続をとらなければならない。

3　前項の規定により公布等施行された原議書は、その事務を主管する課等が保管するものとする。

2　前項の指令番号は、文書管理システムの利用により課等ごとに付するものとする。

2　供覧文書の事務担当者は、当該供覧文書を回議する場合には、文書管理システムに管理上必要な項目を記録するものとする。

3　供覧文書の事務担当者は、当該供覧文書の回議が終了した場合は、文書管理システムに回議の終了に係る事項を記録するものとする。

2　前項の規定による依頼は、別に定める清書印刷依頼票により行うものとする。ただし、文書主管課長が不適当と認めるものは、この限りでない。

2　前項第2号の規定にかかわらず、一般文のうち国又は他の地方公共団体との間の往復文書であって、その性質又は内容の度合いに応じ、決裁規程の定めるところにより決裁又は専決した者の職名をもって発することが適当と認められるものは、同項第3号の規定に準じて処理することができる。ただし、市長の職氏名をもって発することとされているものにあっては、この限りでない。

2　前項の規定により公印を使用するときは、公印規則に定めるところにより、公印管理者又は公印取扱者の承認を受けなければならない。ただし、原議書がない場合は、公印規則に定める公印使用簿によることができる。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる行政文書については、契印を省略することができる。

2　電子署名の付与及び当該電子署名を付与した総合行政ネットワーク文書の送信は、第8条の2に規定する総合行政ネットワーク文書取扱主任者が行うものとする。

3　第1項の規定により総合行政ネットワーク文書として送信するときは、電子署名を付与した総合行政ネットワーク文書により送信する旨を文書管理システムに記録しなければならない。

2　課等長は、一時に多量の行政文書を郵送しようとするときは、その前日までに文書主管課長に連絡しなければならない。

3　課等長は、課等の特定の事務の用に供するための行政文書であって課等を名宛て先として差し出されるものを郵便により収受しようとするときは、必要に応じて料金受取人払制度を利用することができる。この場合において、課等長は、あらかじめ文書主管課長に申請しなければならない。

2　前項の規定により行政文書をファクシミリ又は電子メールにより送信するときは、文書管理システムにファクシミリ又は電子メールにより送信する旨を記録しなければならない。ただし、第3章の規定により処理する必要のないものと課等長が認めるものについては、この限りでない。

2　前項の規定により保管する文書(以下「保管文書」という。)は、現年度文書及び前年度文書とする。

2　前項の規定によるキャビネットに保管することが不適当な文書については、その他の保管用具を使用することができる。

3　キャビネットは、課等を単位とし、配列する個数を号数とし、及び上から段数として順次数えるものとする。

4　文書の整理に使用するフォルダー等は、次の各号の定めるところによる。

2　課等長は、法令等で定められた簿冊でキャビネットに収納することが不適当と認められる文書についても、前項の基準表に記入し、保管場所等を明確にするものとする。

3　課等長は、第1項の規定により作成した基準表を適宜補完整備しておかなければならない。

4　課等長は、前各項により作成した基準表を、文書主管課長が必要と認めたときは、その指定する日までに提出しなければならない。

2　保管文書は、次の各号により整理するものとする。

2　前条第2項第1号及び第2号の規定は、電子文書について準用する。この場合において、同項第2号中「最も新しいものが最前に位置するよう」とあるのを「最も新しいものに構成して」と読み替えるものする。

2　文書主任者は、前項の申出があり事務の遂行に支障がないと認めるときは、これを貸し出すものとする。

2　文書主管課長は、文書整理の維持向上を図るため、必要に応じて課等における行政文書の整理及び保管状況について調査し、課等長に適切な助言を与えるものとする。

2　文書主任者は、前項の規定により行政文書を文書保存箱に収納したときは、当該文書保存箱に整理番号を付し、当該整理番号を文書管理システムに登録しなければならない。

3　課等長は、文書主管課長が指定する場所に文書保存箱を収納しなければならない。

2　マイクロフィルムに撮影できる行政文書は、30年を超えて保存する必要がある行政文書及び文書主管課長が必要と認める行政文書とし、その他必要な事項については、別に定めるものとする。

2　前項に規定する保存文書の貸出期限は、原則として5日以内とする。ただし、やむを得ない理由により長期にわたり貸出しを必要とする場合は、この限りでない。

3　保存文書の貸出しを受けた者が、保存文書を返還したときは、速やかに文書主管課長に報告しなければならない。

2　前項第2号に規定する保存文書の廃棄は、焼却、裁断等の方法により行うものとする。

2　電磁的記録を保有する課等長は、当該電磁的記録の保存期間が満了したときは、当該電磁的記録を廃棄しなければならない。この場合において、第56条の規定を準用する。

(施行期日)

1　この訓令は、昭和63年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　伊勢原市文書取扱規程(昭和53年伊勢原市訓令第13号。以下「旧規程」という。)は、廃止する。

3　この訓令の施行の際、現に旧規程の規定により保管又は保存されている文書は、この規程により保管又は保存されたものとみなす。

4　旧規程の規定により作成された帳票で、支障がないと認めるものに限り、なお当分の間使用することができる。

(伊勢原市マイクロフィルム文書取扱規程の一部改正)

5　伊勢原市マイクロフィルム文書取扱規程(昭和62年伊勢原市訓令第10号)の一部を次のように改正する。

(伊勢原市行政資料管理規程の一部改正)

6　伊勢原市行政資料管理規程(昭和62年伊勢原市訓令第11号)の一部を次のとおり改正する。

1　この訓令は、平成元年4月1日から施行する。

2　この訓令施行の際、改正前の訓令の規定により、すでに調整されている様式で支障がないと認めるものに限り、なお当分の間使用することができる。

1　この訓令は、公表の日から施行する。

2　この訓令施行の際、改正前の訓令の規定により、すでに調整されている様式で支障がないと認めるものに限り、なお当分の間使用することができる。

この訓令は、公表の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成2年11月1日から施行する。

(伊勢原市マイクロフィルム文書取扱規程の一部改正)

2　伊勢原市マイクロフィルム文書取扱規程(昭和62年伊勢原市訓令第10号)の一部を次のように改正する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

この訓令は、公表の日から施行する。

1　この訓令は、公表の日から施行する。

2　この訓令の施行の際、改正前の訓令の規定により、既に調整されている様式で支障がないと認めるものに限り、なお当分の間使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

この訓令は、平成7年11月1日から施行する。

この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

この訓令は、平成12年10月1日から施行する。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

(伊勢原市マイクロフィルム文書取扱規程の一部改正)

2　伊勢原市マイクロフィルム文書取扱規程(昭和62年伊勢原市訓令第10号)の一部を次のように改正する。

(伊勢原市行政資料管理規程の一部改正)

3　伊勢原市行政資料管理規程(昭和62年伊勢原市訓令第11号)の一部を次のように改正する。

(施行期日)

1　この訓令は、公表の日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に改正前の伊勢原市行政文書取扱規程に定める第3号様式、第8号様式、第11号様式及び第14号様式(以下この項において「様式」という。)により処理されている事項は、それぞれこの訓令による改正後の伊勢原市行政文書取扱規程に定める様式により処理された事項とみなす。

この訓令は、公表の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の次の各号に掲げる規程に規定する様式で現に残存するものは、所要の修正を加え、なお当分の間使用することができる。

この訓令は、平成19年7月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、公表の日から施行する。

この訓令は、平成20年12月22日から施行する。

この訓令は、公表の日から施行し、改正後の第47条の規定は、平成21年度以後に文書主管課長に引き継ぐ保存文書について適用する。

この訓令は、公表の日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年1月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、公表の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日前に完結した行政文書の整理、保存及び廃棄に係る取扱いについては、この訓令による改正後の伊勢原市行政文書取扱規程(次項及び第4項において「新規程」という。)の規定にかかわらず、なお従前の例による。

3　令和2年1月1日から令和2年3月31日までの間に公布され、告示され、又は令達された条例、規則、告示、公告、訓令又は訓に付されたこの訓令による改正前の伊勢原市行政文書取扱規程第30条第2項の規定による公示・令達番号簿の番号は、新規程第30条第2項の規定による公示・令達番号簿の番号とみなす。

4　この訓令の施行の際現に決裁中の行政文書の回議に係る取扱いについては、新規程の規定にかかわらず、なお従前の例による。

(伊勢原市事務決裁規程の一部改正)

5　伊勢原市事務決裁規程(昭和51年伊勢原市訓令第2号)の一部を次のように改正する。

(伊勢原市マイクロフィルム文書取扱規程の一部改正)

6　伊勢原市マイクロフィルム文書取扱規程(昭和62年伊勢原市訓令第10号)の一部を次のように改正する。

(伊勢原市行政資料管理規程の一部改正)

7　伊勢原市行政資料管理規程(昭和62年伊勢原市訓令第11号)の一部を次のように改正する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。