(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めるもののほか、伊勢原市立学校における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において「文書」とは、職員が学校事務上作成し、又は取得した文書、図面(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識できない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。

(文書主義の原則)

第3条　事務を処理するに当たっては、緊急を要する場合のほか、すべて文書をもって行わなければならない。

(文書取扱いの原則)

第4条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に整理して事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

(校長及び教頭の職務)

第5条　校長は、常に文書事務が円滑適正に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。

(文書取扱者)

第6条　学校に文書取扱者を置く。

(文書の種類等)

第7条　文書の種類、文体、用字、用語等については、伊勢原市公文例規程(平成2年伊勢原市訓令第5号。以下「公文例規程」という。)の例による。

(文書の処理年度)

第8条　文書の処理に関する年度は、別に定めるもののほか、4月1日から翌年3月31日までとする。

(到達文書の処理)

第9条　学校に到達した文書は、文書取扱者が収受し、次に定めるところにより速やかに処理しなければならない。

(文書の起案)

第10条　文書の起案は、回議用紙(第4号様式)を用い、次の方法により処理しなければならない。

(軽易な文書の起案)

第11条　軽易な文書の起案については、次の方法により処理することができる。

(発送文書の記号及び番号)

第12条　発送文書には、記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(回議の方法)

第13条　回議は、関係者に合議の上、教頭及び校長に回議するものとする。

(公印及び契印)

第14条　回議を経た文書は、浄書の上原議と契印し、伊勢原市教育委員会公印規程(昭和46年伊勢原市教育委員会告示第9号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。

第15条　削除

(完結文書の処理)

第16条　完結文書は、完結年月日、別に定める文書分類表による番号及び保存種別を記入しなければならない。

(文書の保管)

第17条　前条の規定による処理が完了した文書は、文書分類別に整理し、ファィリングキャビネット(以下「キャビネット」という。)に保管しなければならない。

(文書の保存)

第18条　保管期間を経過した文書は、文書分類別に整理し、所定の場所に保存しなければならない。

(文書の保存期間)

第19条　文書の保存期間は、次に定める区分によるものとする。

(文書保存簿の記載)

第20条　文書取扱者は、保管し、及び保存している文書を別に定める文書保存簿に登録しなければならない。

(文書の校外持ち出し禁止)

第21条　文書は、校務により特に指示を受けた場合のほか、校外に持ち出し、又は他人に転貸してはならない。

(文書の公開、個人情報の開示等)

第22条　行政文書の公開の請求に対する諾否の決定については、伊勢原市教育委員会の所管に係る伊勢原市情報公開条例施行規則(昭和62年伊勢原市教育委員会規則第5号)の例による。

(保管文書の廃棄)

第23条　文書取扱者は、校長の承認を得て、次に定めるところにより保管文書を廃棄しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第24条　文書取扱者は、毎年保存期間が満了した保存文書を校長の承認を得て、次に定めるところにより廃棄しなければならない。

(文書取扱いの特例)

第25条　校長は、文書の取扱いに関しこの訓令の定めるところによることができないときは、教育長の承認を得て、この訓令に定める以外の方法により処理することができる。

(その他)

第26条　この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、教育長が別に定める。