○伊勢原市立学校文書取扱規程

平成8年4月1日

教委訓令第1号

(趣旨)

第1条 この訓令は、別に定めるもののほか、伊勢原市立学校における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において「文書」とは、学校事務上作成し、又は取得した文書、図面(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識できない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、次に掲げるものを除く。

(1) 新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの

(2) 文書又は図面の作成の補助に用いるため一時的に作成した電磁的記録であって、伊勢原市情報公開条例(平成15年伊勢原市条例第21号)第2条第1項第3号の規定により市長が定めるもの

(平20教委訓令4・全改)

(文書主義の原則)

第3条 事務を処理するに当たっては、緊急を要する場合のほか、すべて文書をもって行わなければならない。

(文書取扱いの原則)

第4条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に整理して事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

2 機密文書は、特に注意を払って取り扱い、関係者以外のものの目に触れる場所に放置してはならない。

(校長及び教頭の職務)

第5条 校長は、常に文書事務が円滑適正に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。

2 教頭は、校長の命を受けて、文書事務の適正な処理を推進する。

(平11教委訓令3・一部改正)

(文書取扱者)

第6条 学校に文書取扱者を置く。

2 文書取扱者は、学校事務職員をもって充てる。

3 文書取扱者は、文書事務の適正な管理及び運営を図るため、次の事務を掌理する。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書処理の促進に関すること。

(3) 文書の保管及び整理に関すること。

(4) 文書の保存及び廃棄に関すること。

(5) その他文書事務に関し必要なこと。

(文書の種類等)

第7条 文書の種類、文体、用字、用語等については、伊勢原市公文例規程(平成2年伊勢原市訓令第5号。以下「公文例規程」という。)の例による。

(文書の処理年度)

第8条 文書の処理については、別に定めるもののほか、4月1日から翌年3月31日までとする。

(到達文書の処理)

第9条 学校に到達した文書は、文書取扱者が収受し、次に定めるところにより速やかに処理しなければならない。

(1) 文書は、親展文書その他開封を不適当と認められるものを除きすべて開封し、文書の上部右側余白に受付印(第1号様式)を押し、上部左側余白に回議印(第2号様式)を押し、次に掲げる文書を除き、文書受付簿(第3号様式)に必要な事項を記入し、番号を付すとともに、その番号を受付印内に記入しなければならない。

 通知、案内、定期報告その他これらに類する文書

 特定の業務について、一定の帳票等により定例的に収受する文書

 新聞、雑誌その他これらに類する文書

 その他軽易な定例文書で処理経過を必要としないもの

(2) 親展文書(電報を含む。)については、未開封のまま封筒の表に受付印を押し、名あて人に交付し、受領印を受けなければならない。

(3) 現金書留、有価証券等は、封筒の表に受付印を押し、文書受付簿に必要な事項を記入し、担当者又は名あて人に交付し、受領印を受けなければならない。

(4) 訴訟若しくは不服申立てその他到達日時が権利の得失に関係する文書又は特殊取扱郵便により送達された文書は、第1号の規定により処理するほか、文書の欄外に収受した時刻を明記し、文書受付簿に必要な事項を記入の上、校長又は名あて人に交付し、受領印を受けなければならない。

2 前項各号(第2号を除く。)の文書に用いる番号は、毎会計年度ごとに更新するものとする。

(文書の起案)

第10条 文書の起案は、回議用紙(第4号様式)を用い、次の方法により処理しなければならない。

(1) 起案は、原則として1事案1起案とする。ただし、一連の事項については、「案の2、案の3」等の方法により処理することができる。

(2) 起案文書にはすべて件名を明記し、理由、経過、本文及び参考事項の順に簡潔に記入し、内容が複雑なものにあっては、できるだけ箇条書にする。

(3) 前2号に定めるもののほか、文書の起案要領については、公文例規程の定めるところによる。

(軽易な文書の起案)

第11条 軽易な文書の起案については、次の方法により処理することができる。

(1) 収受した文書に基づいて起案する文書は、処理案を当該文書の余白に記入して処理する。

(2) 前号に規定する文書以外の文書は、処理案を記入した別紙をもって行う。

(3) 前2号の場合において、当該文書に回議印を押し、回議しなければならない。

(発送文書の記号及び番号)

第12条 発送文書には、記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

2 前項に規定する文書の記号は、別表に定める記号を用いるものとする。

3 第1項に規定する文書の番号は、文書発送簿(第5号様式)の番号を用い、毎会計年度ごとに更新するものとする。

(回議の方法)

第13条 回議は、関係者に合議の上、教頭及び校長に回議するものとする。

2 特に重要な文書、機密を要する文書又は緊急に処理する必要がある文書は、起案者又は文書取扱者が自ら持参して回議を受けなければならない。

(公印及び契印)

第14条 回議を経た文書は、浄書の上原議と契印し、伊勢原市教育委員会公印規程(昭和46年伊勢原市教育委員会告示第9号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。ただし、軽易又は定例的な文書については、契印及び公印を省略することができる。

(文書の送達)

第15条 使送する文書は、文書取扱者等が文書送達簿(第6号様式)に必要事項を記載し、使送者は、送達先受領者の受領印を受けなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(平11教委訓令3・一部改正)

(完結文書の処理)

第16条 完結文書は、完結年月日、別に定める文書分類表による番号及び保存種別を記入しなければならない。

(文書の保管)

第17条 前条の規定による処理が完了した文書は、文書分類別に整理し、ファィリングキャビネット(以下「キャビネット」という。)に保管しなければならない。

2 前項の規定により保管する文書(以下「保管文書」という。)は、現年度文書とする。

3 キャビネットに保管することが不適当と認められる文書又はキャビネットに保管できない文書は、それに適した保管方法により保管するものとする。この場合において、文書取扱者は、保管場所等を明確にしておかなければならない。

(文書の保存)

第18条 保管期間を経過した文書は、文書分類別に整理し、所定の場所に保存しなければならない。

(文書の保存期間)

第19条 文書の保存期間は、次に定める区分によるものとする。

(1) 第1種 永年

(2) 第2種 20年

(3) 第3種 5年

(4) 第4種 1年

2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めがある文書の保存期間は、それぞれ法令に定める期間による。

3 文書の保存期間は、処理完結の翌年度から起算する。

(文書保存簿の記載)

第20条 文書取扱者は、保管及び保存している文書を別に定める文書保存簿に登録しなければならない。

(文書の校外持ち出し禁止)

第21条 文書は、校務により特に指示を受けた場合のほか、校外に持ち出したり、又は他人に転貸してはならない。

(文書の公開、個人情報の開示等)

第22条 行政文書の公開の請求に対する諾否の決定については、伊勢原市教育委員会の所管に係る伊勢原市情報公開条例施行規則(平成16年伊勢原市規則第3号)の例による。

(平11教委訓令3・平16教委訓令1・一部改正)

(保管文書の廃棄)

第23条 文書取扱者は、校長の承認を得て、次に定めるところにより保管文書を廃棄しなければならない。

(1) 保管を要しないものは、用務終了後

(2) 現年度限りのものは、当該年度終了後

(保存文書の廃棄)

第24条 文書取扱者は、毎年保存期間が満了した保存文書を校長の承認を得て、次に定めるところにより廃棄しなければならない。

(1) 廃棄文書は、文書保存簿に所要事項を記入し、廃棄処分すること。

(2) 廃棄文書であって公示してはならないものは、裁断、焼却等適宜の処置をしなければならなない。

2 保存期間が満了した文書で特に保存期間を延長する必要があると認めるものは、更に保存期間を定めて保存することができる。

(文書取扱いの特例)

第25条 校長は、文書の取扱いに関しこの訓令の定めるところによることができないときは、教育長の承認を得て、この訓令に定める以外の方法により処理することができる。

(その他)

第26条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、教育長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

(伊勢原市立学校文書管理規程の廃止)

2 伊勢原市立学校文書管理規程(昭和45年伊勢原市教育委員会訓令第2号。以下「旧訓令」という。)は、廃止する。

(経過措置)

3 この訓令の施行の際、現に旧訓令の規定により保管又は保存されている文書は、この訓令により保管又は保存されているものとみなす。

4 この訓令の施行の際、旧訓令の規定により、既に調整されている様式で支障がないと認めるものに限り、なお当分の間使用することができる。

附 則(平成11年4月1日教委訓令第3号)

この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

附 則(平成16年2月25日教委訓令第1号)

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成20年5月27日教委訓令第4号)

この訓令は、平成20年5月1日から施行する。

別表(第12条関係)

(平11教委訓令3・一部改正)

文書記号

学校名

記号

伊勢原小学校

伊伊勢小

大山小学校

伊大山小

高部屋小学校

伊高部屋小

比々多小学校

伊比々多小

成瀬小学校

伊成瀬小

大田小学校

伊大田小

桜台小学校

伊桜台小

緑台小学校

伊緑台小

竹園小学校

伊竹園小

石田小学校

伊石田小

山王中学校

伊山王中

成瀬中学校

伊成瀬中

伊勢原中学校

伊伊勢中

中沢中学校

伊中沢中

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伊勢原市立学校文書取扱規程

平成8年4月1日 教育委員会訓令第1号

(平成20年5月1日施行)

体系情報
第7編 育/第2章 学校教育
沿革情報
平成8年4月1日 教育委員会訓令第1号
平成11年4月1日 教育委員会訓令第3号
平成16年2月25日 教育委員会訓令第1号
平成20年5月27日 教育委員会訓令第4号